パワポ資料づくりのコツ「見た瞬間に伝わる資料」作成プロセス
社会人になって、ずっと続ける作業「資料作り」。
苦手な方も多いはずですが、作文能力と段取りができるようになれば、ササッとできてしまいます。
要は、作り方のポイントがあるんです。
すぐにパワポを起動して資料を作ろうとする方。
仕込みなしに料理するのと同じで、それでは美味しいものは作れません。
How To 本より、役に立つ（と思うのですが・・・）メソットをご紹介します。
資料作りの一歩目は作文を書く力
今をさかのぼる10年前。
新人WEBディレクター時代は、とにかくクライアントのサイトのダメだしをする「ヒューリスティック分析」をやらせてもらいました。
これが、今思えば「資料作り」の上達への一歩目だと思います。
当時は、ECサイトであれば購入までのプロセスをAIDMAで定義し、そのプロセスのキャプチャをとり以下の視点で考察を記載していきます。
- 購入の阻害要因（導線上の問題）
- 視認性の問題（読みづらい、何が書いてあるかわかりづらいデザインの指摘）
- ラベルの問題（分かりづらい、理解できない言葉の指摘）
- 機能の欠如（ブレットクラムや検索エンジンの実装不備の指摘）
これが、かなり作文の特訓になりました。
どう書くか例えをあげると、こんな感じです。
- 購入ボタンの色が （何が？）
- ページによって赤、青と差があり （どうなっている？）
- 毎回、購入ボタンを探さなければいけないので不便 （問題点は？）
- 購入ボタンの色と形、配置場所は統一させるべき （対処方法は？）
といった感じです。
こう書くと、夏休みの宿題でよく出た「読書感想文」の世界で、出来そうな感じですよね。でも、みんなが共通認識でもつ「これは無いだろ～っ！」を的確に、頭よさそうな表現で書かないといけないのが実際やると難しいんです！！
これが出来ないと、何をつくっても意味不明の資料ができてしまうので、まずはここから練習しましょう。
手札の整理
まず、はじめに確認すべきコトはこの３つ。
- 伝えたい（攻略したい）相手は誰ですか？
- 何のための資料ですか？
- 誰が使う資料ですか？
これがブレていると、何度も作り直してしまいます。
絶対に！必ず！！確認しましょう。
そしたら次はデータ整理。
「大小・多い少ない・前後」が分かるようにデータをまとめ出展と合わせてまとめておきます。
地味な作業ですが、読み込みながら整理すると作業時に楽です。
ストーリー作り
先に整理した手札を使って、どうやって相手を理解・納得させるか？についてです。
フレームワークとしては5W1Hやマーケティングの3C、4P、4Cですが、
でも私の場合は以下の3つをポイントで整理するようにしています。
- WHY （何故やるか？実施する価値は？）
- HOW （どうやってやるか？方向性は？）
- WHAT （まず、何から手をつけるか？）
長すぎず、端折り過ぎず。端的にまとめていきましょう。
テンポよく説明を進められるように準備し、プレゼンでは相手の様子に合わせて情報を提示していくのです。
私は、何通りかストーリーを考えてから、ベストなものを選択し作業に入ります。
でも作業をしながら「違うなー」と感じたら別のストーリーに切り替える事があります。事前に整合性があうストーリーを用意しておくと、軌道修正も楽ですよ。
いざ！パワーポイントで資料をつくる。
ここは作業ですね。
1ページは1～2分ぐらいで説明できるように。
遠くからでも見える文字サイズでザクザクつくります。
事前準備をしておけば、あとは幕の内弁当メールのようにならないように気を付ければOKです。
できたものは推敲して、自分で無理やり突っ込みを入れてレビューの前にバグをつぶしておきましょう。
最後はレビュー。ここで気を抜くなかれ！
でももう、出たとこ勝負！！
資料を作っていると、結論に頭を持って行かれがちです。
相手は初見の資料なのですし、あなたの作文に個性があり読解に時間がかかっているのかもしれません。
＜参考までに＞
このサイトでセミナーで紹介された資料がでまわっている場合があります。
端的にまとめられているので、是非みてみてください。
上手い人の具体的な資料を見て目で仕事を覚えるのは大事だと思います。
